Inkassokosten zu hoch? Was erlaubt ist und was nicht

Inkassokosten müssen Sie nur zahlen, wenn Sie vorher schon in Verzug waren. Und auch dann gilt eine feste Obergrenze. Bei einer Forderung bis 500 € sind das im Normalfall 55,62 € ohne Umsatzsteuer. Begleichen Sie den Betrag binnen zwei Wochen nach dem ersten Schreiben, sinkt sie in der Regel auf 30,90 €. Kontoführungsgebühren und eine 40-Euro-Pauschale schulden Privatleute nie. Auch die Kosten einer SCHUFA-Abfrage müssen Sie normalerweise nicht tragen.

Wann überhaupt Inkassokosten anfallen

Inkassokosten sind Schadensersatz. Den bekommt ein Gläubiger erst, wenn Sie mit der Zahlung im Verzug sind. Dieser Zustand beginnt in der Regel mit einer Mahnung nach dem Fälligkeitstag. Es geht auch ohne, vor allem in diesen Fällen:

• Im Vertrag steht ein fester Zahlungstermin, etwa „zahlbar am 15. März“.
• Seit Fälligkeit und Zugang der Rechnung sind 30 Tage vergangen, und die Rechnung hat ausdrücklich auf diese Folge hingewiesen.
• Sie haben ernsthaft und endgültig erklärt, nicht zu zahlen.
• Eine Lastschrift ist mangels Deckung geplatzt. Das genügt nach Ansicht der meisten Gerichte, so die Verbraucherzentrale.

Ein Datum, das der Gläubiger nur einseitig in die Rechnung schreibt, reicht dagegen nicht. Laut Bundesgerichtshof ist das ein bloßes Zahlungsziel. Kosten für ein Inkassobüro, das schon vor Ihrem Verzug eingeschaltet wurde, müssen Sie nicht übernehmen. Die Pauschale von 40 € aus dem Gesetz gilt nur, wenn der Schuldner kein Verbraucher ist – Privatleute schulden sie nicht.

So viel darf Inkasso höchstens verlangen

Ihr Gläubiger kann für das Inkasso höchstens so viel von Ihnen verlangen, wie eine Anwaltskanzlei kosten würde (§ 13e RDG). Maßgeblich ist die Gebührentabelle für Anwälte. Die Höhe hängt von der Hauptforderung ab – Zinsen und Kosten zählen nicht mit. Für unbestrittene Forderungen gelten drei Stufen:

• 0,5-fache Gebühr im einfachen Fall. Den nimmt das Gesetz in der Regel an, wenn Sie innerhalb von zwei Wochen nach der ersten Zahlungsaufforderung begleichen.
• Bis zur 0,9-fachen Gebühr in allen übrigen Fällen.
• Mehr als 0,9, höchstens 1,3 nur, wenn der Fall besonders umfangreich oder schwierig war. Das muss das Inkassobüro begründen.

Hinzu kommt eine Pauschale für Porto und Telefon: 20 % der Gebühr, höchstens 20 €. Die Tabelle zeigt die Grenzen nach der Gebührentabelle seit 1. Juni 2025 – ohne Zinsen und Umsatzsteuer.

Beispiel: Sie schulden 250 €. Die volle Gebühr für Beträge bis 500 € liegt bei 51,50 €. Im Normalfall sind 0,9 davon erlaubt, also 46,35 €. Dazu kommen 20 % Pauschale, das sind 9,27 €. Zusammen ergibt das 55,62 €.

Für Aufträge vor dem 1. Juni 2025 gelten etwas niedrigere Sätze. Umsatzsteuer darf das Inkassobüro nur aufschlagen, wenn es in Textform erklärt – etwa per Brief oder E-Mail –, dass Ihr Gläubiger sie nicht als Vorsteuer abziehen kann. Das betrifft zum Beispiel Arztpraxen oder Versicherungen. Fehlt diese Erklärung, streichen Sie den Posten.

Achtung: Die niedrigen Sätze aus der Tabelle gelten nur, solange Sie die Forderung nicht bestreiten. Widersprechen Sie ihr, darf das Inkassobüro mehr verlangen – aber nie mehr als eine Anwaltskanzlei. Ist der Anspruch berechtigt, weisen Sie deshalb nur die überhöhten Kosten zurück. Ist er falsch, bestreiten Sie ihn trotzdem.

Diese Posten müssen Sie nicht zahlen

Mit der Gebühr und der Pauschale ist die Arbeit des Inkassobüros abgegolten. Taucht mehr auf der Rechnung auf, lohnt ein genauer Blick.

Der Verzugszins beträgt für Verbraucher fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Seit Juli 2026 sind das 6,52 % im Jahr. Auf 500 € fallen in zwei Monaten also rund 5,43 € an.

Hat Ihr Gläubiger selbst gemahnt, darf er dafür nur seine tatsächlichen Kosten verlangen: Papier, Umschlag und Porto. Eigenen Personalaufwand kann er nicht abrechnen. Der Bundesgerichtshof hielt deshalb 2,50 € je Mahnung für zu hoch. Laut Verbraucherzentrale halten Gerichte höchstens etwa 1,20 bis 1,50 € für angemessen. Die erste Mahnung, die den Verzug erst auslöst, kostet Sie nichts.

Beauftragt ein Unternehmen ein Inkassobüro aus der eigenen Firmengruppe, sind die Kosten laut Bundesgerichtshof trotzdem grundsätzlich zu ersetzen. Es gilt aber dieselbe Obergrenze wie sonst.

Raten beim Inkasso: Was die Vereinbarung kostet

Raten kosten extra. Für eine Ratenvereinbarung darf das Inkassobüro eine zusätzliche Einigungsgebühr berechnen. Bei Forderungen bis 1.000 € kommen so bis zu 43,26 € hinzu. Bei 250 € Schulden steigen die Inkassokosten damit von 55,62 € auf bis zu 98,88 € – jeweils ohne Umsatzsteuer.

Bevor Sie zustimmen, muss das Inkassobüro Sie in Textform über diese Kosten informieren. Laut Verbraucherzentrale schulden Sie die Gebühr nur, wenn sie vertraglich mit Ihnen vereinbart wurde. Unter Umständen lässt sich eine solche Vereinbarung später widerrufen, etwa wenn eine Widerrufsbelehrung fehlt. Dann entfällt der Zusatzbetrag, der Gläubiger kann den offenen Rest aber wieder auf einmal verlangen. Die Regeln dazu ändern sich im November 2026. Lassen Sie das im Einzelfall prüfen.

Vorsicht bei Klauseln, mit denen Sie die Forderung anerkennen. Dann verlieren Sie in der Regel Einwände, etwa die Verjährung. Darauf muss das Inkassobüro ebenfalls vorher hinweisen.

Tipp: Prüfen Sie vor jeder Zahlung, ob die Forderung stimmt und nicht verjährt ist. Schon eine Teilzahlung lässt die Verjährung neu beginnen. Ist alles korrekt und reicht das Geld, zahlen Sie möglichst gleich nach dem ersten Inkassoschreiben – das spart am meisten. Einen Ratenvorschlag lassen Sie am besten vorher von einer Schuldnerberatung ansehen.

So wehren Sie sich gegen überhöhte Kosten

1. Angaben prüfen. Das erste Schreiben muss unter anderem den Auftraggeber, den Grund der Forderung, die Zinsberechnung und die Kosten nach Art und Höhe nennen. Fehlende Angaben dürfen Sie anfordern.
2. Register checken. Jedes Inkassobüro muss im Rechtsdienstleistungsregister stehen. Kanzleien, die Inkasso betreiben, finden Sie stattdessen über die Rechtsanwaltskammer.
3. Kosten schriftlich zurückweisen. Nennen Sie jeden beanstandeten Posten und den Grund. Die Verbraucherzentrale bietet dafür einen kostenlosen Musterbrief und den Inkasso-Check an.
4. Gezielt bezahlen. Schreiben Sie in den Verwendungszweck und in einen Begleitbrief, dass Sie auf die Hauptforderung zahlen. Ohne diese Bestimmung verrechnet der Gläubiger Ihr Geld zuerst mit Kosten und Zinsen. Er darf eine so bestimmte Zahlung zwar ablehnen. Nimmt er sie an, gilt aber Ihre Bestimmung. Berechtigte Kosten bleiben trotzdem offen.
5. Beschwerde einlegen. Seit dem 1. Januar 2025 ist das Bundesamt für Justiz bundesweit die Aufsicht über Inkassounternehmen. Es kann Verstöße ahnden, entscheidet aber nicht über Ihre Zahlung im Einzelfall.

Sie stehen damit nicht allein da. Die Verbraucherzentralen zählten im ersten Halbjahr 2026 über 7.100 Beschwerden über Inkasso – 62 % mehr als im Vorjahreszeitraum. Wie Sie ein Inkassoschreiben Schritt für Schritt prüfen, erklärt der Beitrag Inkassobrief erhalten? Kommt statt eines Briefs ein gelber Umschlag vom Gericht, finden Sie Hilfe im Artikel zum Mahnbescheid. Sind es mehrere Forderungen, verschafft Ihnen eine anerkannte Schuldnerberatung den Überblick. Bei Wohlfahrtsverbänden, Verbraucherzentralen und Kommunen ist das in der Regel kostenlos.