Inkassobrief erhalten? Prüfen und richtig reagieren

Ein Inkassobrief ist unangenehm – aber er ist keine Pfändung und kein Gerichtsbeschluss. Ein Inkassounternehmen darf Sie mahnen und mit Ihnen verhandeln, mehr nicht. Bevor ein Gläubiger Ihr Konto oder Ihren Lohn pfänden lassen kann, braucht er einen gerichtlichen Titel (§§ 704, 794 ZPO). Bis dahin haben Sie Zeit, den Brief in Ruhe zu prüfen: Ist die Forderung echt? Ist sie berechtigt? Stimmen die Kosten? Wie Sie das in fünf Schritten klären und dann richtig antworten, lesen Sie hier.

Was ein Inkassobrief ist – und was nicht

Inkasso bedeutet: Ein Gläubiger hat ein Unternehmen beauftragt, eine offene Forderung einzutreiben. Das darf nur, wer beim Bundesamt für Justiz registriert ist (§ 10 RDG). Das Unternehmen schreibt Ihnen, ruft an oder bietet Raten an. Es hat aber keine Zwangsmittel. Es darf nicht pfänden, nicht in Ihre Wohnung und keine Fristen von wenigen Tagen als Drohung einsetzen. Die Verbraucherzentrale hält nur Zahlungsfristen von mehr als sieben Tagen für angemessen.

Erst wenn der Gläubiger vor Gericht geht, wird es ernst: Dann kommt ein Mahnbescheid vom Gericht. Auch dagegen können Sie sich wehren – dazu unten mehr.

In fünf Schritten prüfen

Erstens: Ist das Unternehmen registriert? Suchen Sie den Namen im Rechtsdienstleistungsregister unter rechtsdienstleistungsregister.de. Die Suche ist kostenlos. Zwei Ausnahmen: Anwaltskanzleien stehen nicht in diesem Register. Sie finden Sie im Anwaltsverzeichnis der Bundesrechtsanwaltskammer. Und der Gläubiger darf auch selbst mahnen. Schreibt Ihnen eine Inkassofirma ohne Eintrag, zahlen Sie nichts und melden den Brief dem Bundesamt für Justiz.

Zweitens: Sind alle Pflichtangaben enthalten? Das erste Schreiben an eine Privatperson muss klar und verständlich bestimmte Angaben machen (§ 13a RDG). Die folgende Tabelle zeigt, was hineingehört.

Fehlen Angaben, verlangen Sie sie schriftlich nach. Auf Anfrage muss das Unternehmen außerdem unverzüglich ergänzende Informationen liefern, etwa zu den Umständen des Vertragsschlusses (§ 13a Abs. 2 RDG).

Drittens: Kennen Sie die Forderung? Erinnern Sie sich an den Vertrag? Haben Sie die Ware bekommen oder die Leistung genutzt? Wurde schon bezahlt oder gekündigt? Prüfen Sie Kontoauszüge und E-Mails.

Viertens: Waren Sie überhaupt in Verzug? Inkassokosten sind Verzugsschaden. Sie fallen nur an, wenn Sie in Verzug waren (§ 286 BGB). Das ist der Fall nach einer Mahnung, wenn Sie einen festen Zahlungstermin aus Vertrag oder Rechnung verstreichen ließen – oder spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung, bei Verbrauchern aber nur, wenn die Rechnung darauf ausdrücklich hingewiesen hat. Ohne Verzug keine Kosten.

Fünftens: Ist die Forderung verjährt? Die regelmäßige Verjährung dauert drei Jahre und endet mit dem 31. Dezember des dritten Jahres (§§ 195, 199 BGB). Eine Rechnung aus dem Jahr 2022 ist seit dem 1. Januar 2026 verjährt – sofern die Verjährung nicht zwischendurch gehemmt wurde, etwa durch einen Mahnbescheid. Dann dürfen Sie die Zahlung verweigern (§ 214 BGB).

Inkassokosten: Was 2026 erlaubt ist

Für die Kosten gilt eine klare Obergrenze: Ein Inkassounternehmen darf nicht mehr verlangen, als ein Anwalt nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz bekäme (§ 13e RDG). Bei unbestrittenen Forderungen ist das in der Regel eine 0,9-fache Gebühr. Zahlen Sie auf das erste Schreiben hin, gilt der Fall als einfach – dann sind nur 0,5 erlaubt (Nr. 2300 VV RVG). Dazu kommt eine Auslagenpauschale von 20 %, höchstens 20 € (Nr. 7002 VV RVG).

Beispiel: Die Forderung beträgt 150 €. Die volle Gebühr für Beträge bis 500 € liegt bei 51,50 € (bei Inkassoaufträgen seit dem

1. Juni 2025). Zahlen Sie sofort, darf Inkasso 25,75 € plus 5,15 € Auslagen verlangen, also 30,90 €. Im Regelfall sind es 46,35 € plus 9,27 €, zusammen 55,62 €. Dazu darf Umsatzsteuer kommen, wenn der Gläubiger keine Vorsteuer abziehen kann.

Bei unbestrittenen Forderungen bis 50 € beträgt die volle Gebühr 31,50 € (§ 13 Abs. 2 RVG) – die Inkassokosten liegen dann samt Auslagenpauschale zwischen 18,90 € und 34,02 €. Beauftragt der Gläubiger zusätzlich einen Anwalt, darf er von Ihnen trotzdem nur so viel verlangen, wie ein einziger Anwalt gekostet hätte (§ 13f RDG). Eine Ausnahme gilt, wenn Sie die Forderung erst nach dem Inkassoauftrag bestritten haben und der Gläubiger deshalb den Anwalt eingeschaltet hat. Posten wie „Kontoführungsgebühr“ oder „Bearbeitungspauschale“ haben im Gesetz keine Grundlage.

Richtig reagieren: zahlen, Raten oder bestreiten

Die Forderung stimmt. Dann zahlen Sie – aber nur die berechtigten Posten. Überhöhte Kosten ziehen Sie ab und schreiben dazu, warum. Reicht das Geld nicht, schlagen Sie eine Ratenzahlung vor, die Sie sicher einhalten können.

Die Forderung ist falsch oder unbekannt. Dann bestreiten Sie sie einmal schriftlich, am besten per Einwurf-Einschreiben, und verlangen Nachweise. Danach müssen Sie sich nicht auf jeden weiteren Brief melden.

Tipp: Ein Satz genügt: „Ich bestreite die Forderung dem Grunde und der Höhe nach. Bitte übersenden Sie mir den Vertrag, die Rechnung und den Nachweis des Verzugs. Diese Anfrage ist kein Anerkenntnis.“

Achtung: Wer Raten vereinbart oder eine Teilzahlung leistet, erkennt die Forderung damit in der Regel an. Die Verjährung beginnt dann von vorn (§ 212 BGB). Bei einer verjährten oder zweifelhaften Forderung deshalb weder zahlen noch Raten zusagen.

Drohungen entzaubert: SCHUFA, Hausbesuch, Pfändung

Viele Inkassobriefe arbeiten mit Druck. Die meisten Drohungen sind leer. Ohne Titel oder ausdrückliches Anerkenntnis ist ein Eintrag bei der SCHUFA nur unter vier Bedingungen erlaubt (§ 31 Abs. 2 BDSG): Sie haben die Forderung nicht bestritten. Sie wurden mindestens zweimal schriftlich gemahnt. Seit der ersten Mahnung sind vier Wochen vergangen. Und die Meldung wurde vorher angekündigt. Nach der Neufassung des Bundesdatenschutzgesetzes soll diese Regel ab dem 20. November 2026 inhaltsgleich in § 37a BDSG stehen. Schwammige Sätze wie „um Folgen für Ihre Kreditwürdigkeit zu vermeiden“ haben Gerichte als irreführend eingestuft.

Ein „Hausbesuch“ darf nur angeboten, nicht angedroht werden. Sie müssen niemanden hereinlassen. Und eine Pfändung kann Inkasso nicht veranlassen – dafür braucht der Gläubiger den Weg über das Gericht.

Wenn es ernst wird: der Mahnbescheid

Bleibt die Forderung offen, kann der Gläubiger einen gerichtlichen Mahnbescheid beantragen. Das Gericht prüft dabei nicht, ob die Forderung berechtigt ist. Deshalb müssen Sie jetzt reagieren: Binnen zwei Wochen ab Zustellung sollten Sie Widerspruch einlegen (§ 692 ZPO). Ein späterer Widerspruch wirkt noch, solange das Gericht keinen Vollstreckungsbescheid erlassen hat (§ 694 ZPO). Kommt der Vollstreckungsbescheid, bleibt nur noch der Einspruch binnen zwei Wochen (§ 700 Abs. 1, § 339 ZPO) – danach ist er ein vollstreckbarer Titel.

Unseriöses Inkasso erkennen

Manche Briefe kommen von Firmen, die gar nicht existieren, oder sie betreffen Verträge, die es nie gab. Die Verbraucherzentrale nennt typische Warnsignale: kein Eintrag im Register, kein Gläubigername und kein Vertragsdatum. Nur ein Postfach statt einer Adresse. Ebenfalls verdächtig: Zahlung auf ein Konto im Ausland und Drohungen mit Haft. Vorsicht auch, wenn Sie ein Schuldanerkenntnis unterschreiben sollen. Davor muss Inkasso Sie ausdrücklich warnen, dass Sie damit Einwände wie die Verjährung verlieren (§ 13a Abs. 4 RDG). Zahlen Sie bei solchen Warnsignalen nichts und melden Sie den Brief dem Bundesamt für Justiz. Bei mehreren Inkassoschreiben gleichzeitig hilft eine anerkannte Schuldnerberatung kostenlos dabei, Ordnung in die Forderungen zu bringen. Sie verhandelt mit allen Gläubigern zusammen. Einen ersten Überblick gibt der Schulden-Schnellcheck.