Nebenkostennachzahlung: Was tun, wenn das Geld nicht reicht?

Eine hohe Nebenkostennachzahlung müssen Sie nicht sofort aus eigener Tasche stemmen. Prüfen Sie zuerst, ob die Abrechnung stimmt – nach Schätzung des Deutschen Mieterbunds ist etwa die Hälfte fehlerhaft. Reicht das Geld trotzdem nicht, gibt es drei Wege. Sie können Raten mit dem Vermieter vereinbaren. Sie können für den Fälligkeitsmonat Hilfe beim Jobcenter oder Sozialamt beantragen. Und Sie können sich beraten lassen, beim Mieterverein oder einer Schuldnerberatung. Wichtig ist, dass Sie schnell reagieren, denn einige Fristen sind kurz.

Warum die Abrechnungen gerade so hoch ausfallen

Die Abrechnungen, die jetzt ins Haus kommen, betreffen meist 2025. Dieses Jahr war kälter als 2024, und Gas wurde deutlich teurer. Laut Heizspiegel 2026 kostete das Heizen einer 70-Quadratmeter-Wohnung mit Gas rund 1.170 €. Das sind 14 % mehr als im Vorjahr. Bei Fernwärme waren es etwa 1.295 €.

Alle Betriebskosten zusammen kosteten 2024 im Schnitt 2,67 € je Quadratmeter und Monat. Das meldet der Mieterbund, Heizung und Warmwasser eingeschlossen. Knapp die Hälfte davon: Wärme und warmes Wasser. Für eine Wohnung mit 80 m² sind das insgesamt über 2.500 € im Jahr. Decken die monatlichen Vorauszahlungen diese Summe nicht, bleibt ein Rest – die Nachzahlung.

Erst prüfen: Stimmt die Abrechnung überhaupt?

Bevor Sie zahlen, lohnt ein genauer Blick. Eine Abrechnung muss vier Angaben enthalten: die Gesamtkosten des Hauses, den Verteilerschlüssel, Ihren Anteil und den Abzug Ihrer Vorauszahlungen. Fehlt eine davon, ist die Abrechnung formell unvollständig. Dann wird die Nachforderung nicht fällig.

Häufige inhaltliche Fehler sind nach Angaben der Verbraucherzentrale: Reparaturen werden umgelegt, obwohl das nicht erlaubt ist – dasselbe gilt für Verwaltungskosten. Vorauszahlungen sind falsch verrechnet. Der Abrechnungszeitraum stimmt nicht. Der Verteilerschlüssel wurde ohne Erklärung geändert. Oder leer stehende Wohnungen wurden auf die übrigen Mieter verteilt.

Bei den Heizkosten gilt in der Regel: Mindestens die Hälfte muss nach Ihrem tatsächlichen Verbrauch verteilt sein, der Rest nach Fläche. Hat der Vermieter alles nur über die Quadratmeter umgelegt, ohne Ablesung? Dann dürfen Sie Ihren Heizkostenanteil um 15 % kürzen. Bei einem bloß falschen Verteilerschlüssel können Sie eine korrigierte Abrechnung verlangen. Seit 2023 muss der Vermieter außerdem die CO2-Kosten mit Ihnen teilen. Das muss in der Abrechnung stehen. Fehlt diese Angabe, dürfen Sie Ihren Heizkostenanteil um 3 % kürzen.

Sie müssen das nicht allein durchrechnen. Mietervereine prüfen Abrechnungen für ihre Mitglieder kostenlos. Der Beitrag liegt laut Mieterbund im Schnitt bei 50 bis 90 €. Verbraucherzentralen bieten Beratung und Musterbriefe an. Wer wenig Einkommen hat, kann bei der Rechtsantragsstelle des Amtsgerichts Beratungshilfe für einen Anwalt beantragen. Auch eine Schuldnerberatung hilft weiter, vor allem wenn neben der Nachzahlung andere Schulden drücken. Bei Wohlfahrtsverbänden, Verbraucherzentralen und Kommunen ist das in der Regel kostenlos.

Diese Fristen sollten Sie kennen

Der Vermieter hat zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums Zeit. Für das Kalenderjahr 2025 muss die Abrechnung also bis zum letzten Tag des Jahres 2026 bei Ihnen eingehen. Das Absenden reicht nicht aus. Kommt sie später, darf er nichts mehr nachfordern, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben steht Ihnen trotzdem zu.

Für Ihre Einwände gilt dieselbe Spanne: zwölf Monate ab dem Tag, an dem Sie die Abrechnung erhalten haben. Widersprechen Sie schriftlich und mit Begründung, am besten per Einwurfeinschreiben. Jede Jahresabrechnung müssen Sie gesondert rügen.

Sie dürfen außerdem alle Belege einsehen, Rechnungen ebenso wie Zahlungsnachweise. Ein besonderes Interesse brauchen Sie dafür nicht. Verweigert der Vermieter die Einsicht, dürfen Sie die Nachzahlung so lange zurückhalten. Erklären Sie das ausdrücklich und schriftlich, bevor eine Kündigung im Raum steht.

Achtung: Ein Widerspruch stoppt die Zahlungsfrist nicht. Können Sie zahlen, tun Sie das „unter Vorbehalt der Rückforderung“ und vermerken diese Worte im Verwendungszweck. So gerät Ihnen nichts in Verzug, und Sie können zu viel Gezahltes zurückfordern, wenn sich Ihre Einwände als berechtigt erweisen.

Wann die Nachzahlung fällig ist

Eine gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen gibt es nicht. Die Nachforderung ist fällig, sobald Ihnen eine formell vollständige Abrechnung vorliegt. Die meisten Vermieter nennen im Anschreiben einen Termin, und der zählt. Nach Erfahrung des Mieterbunds bleiben in der Regel etwa 30 Tage.

In Verzug geraten Sie, sobald der Vermieter Sie nach dem Zahltermin mahnt. Oder spätestens 30 Tage nach Zugang der Abrechnung, wenn diese ausdrücklich auf diese Folge hinweist. Ab dann darf er Verzugszinsen verlangen. Halten Sie den genannten Termin deshalb möglichst ein. Mehr zu den Folgen einer Mahnung lesen Sie im Beitrag Schulden nicht mehr zahlen: Was jetzt passiert

Raten mit dem Vermieter vereinbaren

Einen Anspruch auf Ratenzahlung haben Sie nicht. Viele Vermieter lassen sich dennoch darauf ein, besonders wenn Sie sich melden, bevor der Zahltermin verstreicht. Schlagen Sie einen Betrag vor, den Sie neben der laufenden Miete sicher aufbringen. Lieber eine kleinere Rate über längere Zeit als eine, die beim ersten Engpass platzt. Halten Sie die Vereinbarung schriftlich fest.

Tipp: Eine Ratenvereinbarung kann je nach Wortlaut als Anerkenntnis der Forderung gelten. Danach können Sie Fehler in der Abrechnung kaum noch einwenden. Lassen Sie die Abrechnung deshalb vorher prüfen. Kennzeichnen Sie außerdem jede Überweisung klar als Rate auf die Nachforderung. So wird sie nicht mit der Miete verwechselt.

Wie Sie ein solches Gespräch führen, zeigt der Ratgeber Ratenzahlung vereinbaren.

Jobcenter oder Sozialamt zahlen – auch ohne laufende Leistungen

Viele wissen das nicht: Eine Nebenkostennachzahlung gilt als Teil der Wohnkosten in dem Monat, in dem sie fällig wird. So hat es das Bundessozialgericht entschieden. Sie zählt nicht als Schulden, solange Sie Ihre Vorauszahlungen immer geleistet haben. Wer Grundsicherungsgeld (bis Juni 2026 Bürgergeld) bezieht, meldet die Abrechnung daher sofort dem Jobcenter.

Das gilt aber ebenso für Menschen, die sonst keine Leistungen bekommen, etwa Berufstätige mit kleinem Einkommen oder Wohngeldhaushalte. Für den Fälligkeitsmonat allein können sie einen Antrag stellen. Das Jobcenter rechnet dann für diesen Monat: Was brauchen Sie für Lebensunterhalt, Miete und Nachzahlung? Und was steht Ihnen in diesem Monat an Einkommen und Vermögen oberhalb der Freibeträge zur Verfügung? Bleibt eine Lücke, wird sie ausgeglichen, soweit die Wohnkosten angemessen sind.

Drei Dinge entscheiden über den Erfolg:

1. Der Antrag muss im Fälligkeitsmonat eingehen. Er wirkt auf den Monatsersten zurück, aber nicht in frühere Monate. Eine ältere Sonderregel mit drei Monaten Rückwirkung für Heizkosten gilt seit 2024 nicht mehr.
2. Formlos reicht zunächst. Eine E-Mail oder ein Brief mit dem Hinweis, dass Sie Leistungen nur für diesen einen Monat beantragen, wahrt die Frist. Die Formulare reichen Sie nach.
3. Die richtige Stelle. Wer mindestens drei Stunden am Tag arbeiten könnte, geht zum Jobcenter. Wer eine Altersrente bezieht oder voll erwerbsgemindert ist, wendet sich an das Sozialamt.

Beispiel: Die Abrechnung kommt am 10. November. Die Nachzahlung von 900 € ist zum 25. des Monats fällig. Dann muss der Antrag bis zum 30. November beim Jobcenter eingehen. Erst am 2. Dezember gestellt, geht er leer aus.

Bundesweite Hilfen aus der Energiekrise gibt es nicht mehr. Manche Städte und Kreise haben eigene Härtefallfonds. Fragen Sie beim Sozialamt oder einer Beratungsstelle, ob es so etwas bei Ihnen gibt.

Droht wegen der Nachzahlung die Kündigung?

Eine fristlose Kündigung wegen Mietrückstands setzt voraus, dass Sie mit der Miete im Rückstand sind. Ob eine Nebenkostennachforderung dazu zählt, hat der Bundesgerichtshof bisher offen gelassen. Die meisten Gerichte verneinen das. Ganz ohne Risiko sind Sie trotzdem nicht. Eine ordentliche Kündigung mit Frist bleibt möglich. Die Gerichte nehmen sie üblicherweise erst an, wenn der Rückstand mehr als eine Monatsmiete beträgt. Und er muss mindestens einen Monat bestehen. Außerdem müssen Sie ihn verschuldet haben. Fehlendes Geld allein entschuldigt nicht. Wer aber rechtzeitig Hilfe beim Jobcenter oder Sozialamt beantragt hat und das belegen kann, hat zumindest ein Argument gegen den Vorwurf des Verschuldens – eine Garantie ist das nicht.

Anders sieht es aus, wenn der Vermieter nach der Abrechnung die Vorauszahlungen erhöht hat. Die höheren Beträge sind laufende Miete. Rückstände damit zählen wie Mietrückstände und können eine fristlose Kündigung auslösen. Was dann gilt, erklärt der Beitrag Mietschulden: So wenden Sie die Kündigung ab

So vermeiden Sie die nächste Nachzahlung

Nach einer Abrechnung dürfen beide Seiten die Vorauszahlungen anpassen, Sie also ebenso wie der Vermieter. Eine E-Mail genügt. Angemessen ist in der Regel ein Zwölftel des zuletzt abgerechneten Jahresbetrags. Einen pauschalen Sicherheitsaufschlag darf der Vermieter nicht verlangen. Wer die Vorauszahlungen passend setzt, verteilt die Kosten über das Jahr und erlebt im nächsten Herbst keine böse Überraschung.

Prüfen Sie außerdem, ob Ihnen Wohngeld zusteht. Es enthält seit 2023 einen festen Zuschlag für Heizkosten und wird ab dem Antragsmonat gezahlt. Und schließlich lohnt Sparen beim Heizen. Nach dem Heizspiegel könnten neun von zehn Haushalten ihre Heizkosten senken. Im Schnitt sind das rund 465 € im Jahr.